ملاحظة مهمة

في حالة الحصول على قبول فإنه ينبغي التأكد من أن المؤسسة التعليمية التي تم الحصول على قبول منها ضمن المؤسسات التعليمية المعتمدة من قبل وزارة التعليم العالي وموصى بالدراسة بها ، لأنه ربما تم إيقاف الابتعاث إليها أثناء فترة البحث عن القبول.

فإذا تم التأكد من أن المؤسسة التعليمية التي تم الحصول على قبول منها موصى بها، وتم استيفاء كافة الشروط ، هنا يُعمل على خطين متوازيين وذلك استثمارا للوقت ، وهما كالتالي :

الخط الأول :  القيام بتقديم خطاب ورقي مرفق به صورة القبول الحاصل عليه إلى الرئيس المباشر يُطلب فيه عرض موضوع الابتعاث على المجالس المختصة (مجلس القسم ومجلس الكلية ممثلا في اللجنة الثلاثية) لأخذ الموافقة ليتم استكمال بقية إجراءات الابتعاث .

الخط الثاني :  الدخول على نظام الابتعاث الإلكتروني وتقدم طلب ضمان مالي للحصول على تأشيرة ، ثم يرسل إلى إدارة البعثات بعد أن تتم تعبئة جميع الحقول وفق خطاب القبول الحاصل عليه ، مع إرفاق كافة المستندات المطلوبة . لتقديمه للسفارة المعنية للحصول على التأشيرة خلال فترة عرض موضوع ابتعاث على المجالس المختصة . إلا أنه ينبغي قبل تقديم طلب الضمان المالي للحصول على التأشيرة عرض القبول الحاصل عليه على الرئيس المباشر لأخذ الموافقة المبدئية على القبول من حيث المؤسسة التعليمية والتخصص ونوع الدراسة وغير ذلك من الأمور الأكاديمية .