يتيح  نظام الابتعاث الإلكتروني للموظف متابعة معاملته إلكترونيا ، وهذه الخاصية هي إحدى مميزات هذا النظام ، الذي يهدف إلى إنجاز إجراءات معاملات المبتعثين بيسر وسهولة ودون أن يتكلف أحدهم عناء مراجعة الجهات التي تمر بها معاملته .

  يمكن للموظف متابعة معاملته ومعرفة الجهة التي وصلت إليها من خلال النظام وذلك بإتباع الآتي  :

الدخول على موقع جامعة الملك عبدالعزيز

اختيار "نظام الخدمات الإلكترونية" 

إدخال اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصة بالإدارة الإلكترونية والتي تعطى للموظف من قبل الإدارة العامة لتقنية المعلومات.

للمساعدة في الحصول على كلمة المرور  يتم الاتصال بمدير الإدارة بالكلية أو العمادة.

بعد الدخول على الصفحة الخاصة بالموظف يظهر فيها عدة اختيارات  أفقية في أعلى الصفحة  ورأسية في الجانب الأيمن من الصفحة.

يتم اختيار (ابتعاث) من قائمة الخيارات الرأسية في الجانب الأيمن من الصفحة .

بعد ذلك تظهر الصفحة الخاصة بالابتعاث .

ابحث في : "صندوق الوارد" للمعاملات الواردة إليك.

ابحث في : "صندوق الصادر"  للمعاملات التي أرسلتها.

عند فتحت "صندوق الصادر" ستظهر لك البيانات التالية في مستطيل:

 تحت خانة "حيازة" يظهر لك اسم الجهة التي وصلت إليها معاملتك   .
 
إذا لم تجد المعاملة في : "صندوق الوارد" أو "صندوق الصادر" .. فابحث عنها في "متابعة الطلبات"

عند فتح صندوق "متابعة الطلبات" فستجد عبارة "تم توقيعه" أي تم توقيع طلبك ، أو "تم رفضه" إذا رفض الطلب.

إذا كانت معاملتك طلب ابتعاث فافتح الطلب بالضغط على الاسم أو رقم الطلب .. الخ.

بعد فتح الطلب اضغط على مربع " البيانات المطلوبة " ثم أجب على الأسئلة المكتوبة ، واستكمل النماذج المطلوبة وإخلاء الطرف .. ثم راجع إدارة البعثات لفتح الملف وإصدار القرار التنفيذي.

إذا كانت معاملتك طلب ضمان مالي فيمكنك طباعة خطاب الضمان المالي بفتح صندوق "متابعة الطلبات" وفتح الطلب ثم تجد في أعلى الطلب في اليسار منها  إيقونة " طباعة خطاب الضمان المالي " بالضغط عليها يظهر لك خطاب الضمان باللغة الإنجليزية ، وأمر الطباعة.

قبل طباعة الخطاب ادخل على إعدادات الصفحة من قائمة "ملف" وامسح أي كتابة في مربعي رأس الصفحة وتذييل الصفحة . واضبط هوامش الطباعة ليتم طباعة الخطاب على صفحة واحدة. 

إذا كانت معاملتك طلب ابتعاث أو تمديد بعثة أو رحلة علمية أو تغيير جامعة ... الخ،  فيمكنك طباعة القرار بفتح صندوق "متابعة الطلبات" وفتح الطلب ثم تجد في أعلى الطلب في اليسار منه  إيقونة " القرار الإداري" بالضغط عليها يظهر لك القرار، وأمر الطباعة .