الوصول إلى مقر البعثة وفتح ملف بالملحقية

يتم سفر المبتعث إلى مقر البعثة بعد صدور القرار التنفيذي للابتعاث، حيث نصت المادة الثامنة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات على : " يتم سفر المبتعث إلى مقر دراسته بعد صدور القرار التنفيذي لابتعاثه، ويُلغى القرار إذا لم يصل إلى مقر دراسته بعد مضي ثلاثة أشهر من التاريخ المحدد في القرار".

وينبغي ألا تزيد المدة ما بين وصول المبتعث إلى مقر البعثة وبين تاريخ بدء الدراسة عن شهر واحد لأنه لا يبدأ الصرف عليه إلا قبل بداية الدراسة بشهر واحد كما هو نص المادة التاسعة من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات : "يبدأ الصرف على المبتعث من تاريخ وصوله إلى مقر بعثته على ألا تزيد المدة بين تاريخ وصوله وبداية دراسته عن شهر واحد ".

        فإذا وصل المبتعث إلى مقر البعثة فإن عليه أن يبلغ الملحقية الثقافية السعودية بوصوله ويزودهم بالأوراق والمستندات المطلوبة لفتح ملف خاص به ليتم تعيين مشرف دراسي له ومنحه الضمان المالي للمؤسسة التعليمية وبطاقة الضمان الطبي والبدء في استكمال إجراءات صرف المخصصات المالية .

ومن أهم الأوراق والمستندات المطلوبة من قبل الملحقيات :

1.   صورة جواز السفر وجوازات سفر الأسرة المرافقة له مع صور لختم دخول البلد .

2.   تأشيرة الدخول .

3.   صورة خطاب القبول الحاصل عليه من المؤسسة التعليمية في بلد الابتعاث .

4.   صورة قرار الابتعاث الصادر من جامعة الملك عبدالعزيز .

5.   صور الشهادات والسجلات الأكاديمية الحاصل عليها .

6.   صورة بطاقة الأحوال أو كرت العائلة للمرافقين .

7.   صور شخصية .

8. شيك ملغى لحسابه البنكي ببلد الابتعاث لتتمكن الملحقية الثقافية من إرسال المخصصات المالية إلى البنك مباشرة .

        ولا يشترط الذهاب للملحقية الثقافية السعودية، وإنما يتم ذلك بتقديم طلب إشعار وصول إلكترونيا عن طريق الخدمات الإلكترونية ( ODUS ) من أي مكان في بلد الابتعاث وإرفاق المستندات المطلوبة كما هي موضحة في إشعار الوصول، وإرساله للملحقية الثقافية السعودية ليتم تسجيل رقم ملف المبتعث بالملحقية وتاريخ بدء الصرف عليه وإرساله لإدارة البعثات بالجامعة لاتخاذ اللازم وإحالته لقسم الرواتب بجامعة الملك عبدالعزيز لاعتماد تاريخ بدء الصرف وتسوية مستحقاته المالية ما بين تاريخ صدور القرار التنفيذي للابتعاث وتاريخ بدء الصرف عليه، حيث أن راتب المبتعث يتم تحويله إلى نصف راتب إلكترونيا بمجرد صدور القرار التنفيذي للابتعاث .

        وينبغي على المبتعث عند وصوله إلى مقر البعثة أن يقوم بتسجيل جواز سفره في القنصلية السعودية إما بالمراجعة الشخصية أو بواسطة البريد، وتزويدهم بعنوانه وأرقام هواتفه لمساعدته عند الحاجة .