تنبيه مهم

يقوم بعض المبتعثين بزيارة الملحقية الثقافية السعودية شخصيا ويقدم الأوراق والمستندات لفتح ملف له والحصول على رقمه ومعرفة مشرفه والحصول على البطاقات وخطاب الضمان المالي النهائي . وقد يكتفي بذلك، ولا يقوم بتقديم إشعار الوصول إلكترونيا، وهذا الأمر يترتب عليه التأخر في تسوية مستحقاته المالية بالجامعة .. ويعرض رواتبه للإيقاف، حيث أنه يؤخذ تعهد على المبتعث عند فتح ملف له بإدارة البعثات بأن يقوم بتقديم إشعار وصول إلكترونيا بمجرد وصوله إلى مقر البعثة، وفي حالة مرور خمسة عشر يوما من تاريخ صدور القرار التنفيذي للابتعاث ولم يقدم الإشعار يتم إيقاف رواتبه بالجامعة ، حيث أن إشعار الوصول الإلكتروني يترتب عليه تحديد بداية البعثة ونهايته حسب المدة المسجلة في قرار الابتعاث، لأن من بيانات الإشعار تاريخ الوصول وتاريخ بداية الصرف، فبمجرد اعتماد إشعار الوصول من قبل إدارة البعثات بالجامعة يقوم الحاسب الآلي بقراءة تاريخ بدء الصرف وحساب مدة الابتعاث ، هذا من ناحية .. ومن ناحية أخرى فإن المبتعث لا يستطيع تقديم أي طلب إلكتروني إلا بعد تسجيل تاريخ وصوله إلكترونيا واعتماده من قبل الجامعة .. إضافة إلى ذلك فإن الإدارة العامة للتخطيط والميزانية والمتابعة تعتمد على ذلك في حساب التكلفة المالية للمبتعثين .

        وعليه فإنه يجب على المبتعث أن يراعي ذلك ويحرص على تقديم إشعار الوصول إلكترونيا حتى ولو قام بزيارة الملحقية شخصيا واستكمل إجراءات فتح الملف، لما لذلك من الأهمية حسب ما أشرنا إليه أعلاه .

        وقد منحت الملحقيات صلاحية تقديم إشعار وصول المبتعث إلكترونيا ، فإذا دخل المبتعث على النظام ولم يجد طلب "إشعار الوصول" فإن ذلك يعني أن الملحقية قامت بتقديمه، وعليه أن يتأكد من ذلك بمراسلة إدارة البعثات بالإيميل .