النظـام

        ويقصد به نظام الابتعاث الإلكتروني والذي يتم من خلاله انتقال المعاملات الخاصة بالمبتعثين آليا عبر شبكة الحاسب الآلي بدلا من انتقالها ورقيا .

الأوديس (ODUS)

نظام الخدمات الإلكترونية بجامعة الملك عبدالعزيز والذي تم الدخول عليه من خلال موقع الجامعة (الخدمات الإلكترونية) .

طلب الابتعاث

        هو عبارة عن استمارة إلكترونية يتقدم به الموظف للموافقة على ابتعاثه تحتوي على معلوماته الشخصية والوظيفية ومؤهلاته العلمية وبيانات البعثة .

الضمان المالي

هو عبارة عن خطاب تصدره إدارة البعثات باللغة الإنجليزية يتضمن اسم المرشح للابتعاث والدرجة التي يرغب دراستها والتخصص العام والدقيق ونوع الدراسة (بالمقررات ، أو الرسالة، أو بهما معا، أو تدريب) واسم البلد واسم المؤسسة التعليمية، ويوضح فيه إلتزام الجامعة بدفع كافة المصاريف المالية التي يحتاج إليها المبتعث وأفراد أسرته الذين يرافقونه في مقر البعثة .  وأن الجهة المسؤولة عن المبتعث وعن دفع المصاريف المالية هي  الملحقية الثقافية السعودية في بلد الابتعاث وأن جميع الفواتير يجب إرسالها إلى عنوان الملحقية الموضح في خطاب الضمان المالي ليتم صرفها .

ضمان مالي للبحث عن قبول  :

وهو عبارة عن خطاب باللغة الإنجليزية يحصل عليه المرشح للابتعاث يتضمن اسمه والدرجة التي يرغب دراستها وتخصصه العام والدقيق ونوع الدراسة ويحدد فيه اسم البلد لمراسلة أكثر من مؤسسة تعليمية في بلد واحد بحثا عن قبول للدراسة بها .

ضمان مالي للحصول على تأشيرة :

وهو عبارة عن خطاب باللغة الإنجليزية يحصل عليه المرشح للابتعاث يتضمن اسمه والدرجة التي يرغب دراستها وتخصصه العام والدقيق ونوع الدراسة ويحدد فيه اسم البلد واسم المؤسسة التعليمية ويوضح فيه المرافقين وصلتهم بالمبتعث .

تجديد الضمان

وهذا يتم تقديمه إذا مر على تاريخ الضمان المالي للبحث عن قبول أكثر من سنة أو طلب من الموظف ضمان مالي بتاريخ حديث.

إشعار وصول مبتعث

هو عبارة عن طلب يتم إنشاؤه من قبل المبتعث عند وصوله إلى مقر الدراسة، يفيد فيه الملحقية الثقافية السعودية في بلد الإبتعاث بوصوله إلى مقر البعثة.  وعليه سيتم فتح ملف له بالملحقية وتستكمل له إجراءات صرف مخصصاته المالية، ويتم إرسال هذا الإشعار إلى الجامعة لتأكيد وصوله إلى مقر البعثة وهذا سيختفي بعد إرساله إلى الملحقية. وكذلك يمكن إنشاؤه من قبل موظف الملحقية في حالة عدم إنشاؤه من قبل المبتعث .

استمرار بعثة

        هو عبارة عن طلب يتم إنشاؤه من قبل المبتعث يطلب فيه الموافقة على الاستمرار في البعثة لدراسة مرحلة أخرى أعلى .  فمثلا مبتعث لدراسة اللغة وحقق المعدل المطلوب لدراسة الماجستير، فإنه يقدم طلب الاستمرار في البعثة لدراسة الماجستير. أو يكون مبتعث للماجستير ويرغب مواصلة دراسته لمرحة الدكتوراه، أو مبتعث للزمالة الطبية ويرغب دراسة تخصص دقيق، فإنه يقدم طلب استمرار في البعثة.

تمديد بعثة

هو عبارة عن طلب يتم إنشاؤه من قبل المبتعث عند احتياجه إلى تمديد المرحلة الدراسية التي هو فيها حاليا . مثلا مبتعث لدراسة اللغة ومرت سنة ولم يحقق المعدل المطلوب لدراسة الماجستير أو الدكتوراه، فإنه يقدم طلب تمديد بعثة.

تغيير الجامعة أو التخصص

هو عبارة عن طلب يتم إنشاؤه من قبل المبتعث عند رغبته في الانتقال من الجامعة التي يدرس بها حاليا إلى جامعة أخرى سواء كان لنفس المرحلة التي يدرسها حاليا أو لمرحلة أعلى كمن يحصل على الماجستير من جامعة ويرغب دراسة الدكتوراه في جامعة أخرى، سواء في نفس البلد الذي يدرس به حاليا أو في بلد آخر. أو أراد أن يغير التخصص الدقيق أو العام الذي يدرسه حاليا إلى تخصص آخر.

رحلة علمية

هو عبارة عن طلب يتم إنشاؤه من قبل المبتعث عند احتياجه إلى القيام بعمل ميداني لجمع المعلومات المتعلقة ببحثه لدرجة الماجستير أو الدكتوراه، وهي تمنح مرة واحد لكل مرحلة ولمدة ثلاثة أشهر كحد أقصى سواء كانت للمملكة العربية السعودية أو لغيرها من البلدان.

تخرج

هو عبارة عن طلب يتم إنشاؤه من قبل المبتعث عند حصوله على الدرجة العلمية المبتعث من أجلها مع ملاحظة أنه لا يتم تقديم طلب التخرج لمن كانت بعثته لدراسة اللغة والماجستير والدكتوراه إلا بعد الحصول على درجة الدكتوراه لأنه بتقديمه يتم إقفال ملفه كمبتعث. وكذلك يمكن إنشاؤه من قبل موظف الملحقية في حالة عدم إنشاؤه من قبل المبتعث .

إنهاء بعثة

هو عبارة عن طلب يتم إنشاؤه من قبل المبتعث في حالة رغبته إلغاء البعثة لظروف صحية أو دراسية أو عائلية أو نحو ذلك تعوقه عن مواصلة دراسته.

تقارير  دراسية

هو عبارة عن طلب يتم إنشاؤه من قبل المبتعث لتزويد الجامعة بتقارير دراسية فقط.

تأمين أجهزة علمية

هو عبارة عن طلب يتم إنشاؤه من قبل المبتعث في حالة احتياجه لتأمين جهاز يتطلبه مشروع بحثه أو برنامج تدريبه وغير متوفر بالمؤسسة التعليمية التي يدرسها بها ولا يدخل ضمن الأجهزة العلمية التي يتم توفيرها من قبل تلك المؤسسة خاصة بعض الأجهزة الطبية .

مقدم الطلب

هو صاحب الطلب أي كان مسمى وظيفته ( موظف ، طبيب ، معيد ، محاضر .. الخ) وسواء كان على رأس العمل أو على رأس البعثة .

الرئيس المباشر

ويقصد به رئيس القسم العلمي الذي تعمل به أو مدير الإدارة أو مدير المركز .

رئيس الجهة

ويقصد به العميد (الكلية/عمادة) أو وكيله للدراسات العليا والبحث العلمي أو مدير الإدارة أو مدير المركز أو مشرف القطاع .

إدارة البعثات

ويقصد بذلك الموظف المسؤول بإدارة البعثات والمختص بتدقيق الطلبات سواء كانت طلبات ضمانات مالية أو ابتعاث أو تمديد بعثة ...الخ .

تحت التنفيذ

 ويقصد بذلك أن الطلب لا يزال جاري استكمال إجراءات الموافقة عليه.

تم توقيعه

أي تمت الموافقة على الطلب من صاحب الصلاحية .

تم رفضه

 ويقصد بذلك أن الطلب لم تتم الموافقة عليه وانتهى بالرفض.

تم حفظه

ويقصد بذلك أن الطلب تم إنهاؤه من قبل مقدمه وحفظه .

حيازة

هذه العبارة توضح الجهة أو الموظف أو المسؤول الذي يتواجد عنده الطلب في تلك اللحظة ، فإذا كان الطلب في حيازة صاحبه فإن يظهر تحت كلمة (حيازة) عبارة (مقدم الطلب) .. الخ .

نوع البيانات

يقصد بذلك نوع الطلب ضمان مالي، أو ابتعاث أو استمرار بعثة ... الخ .

موافقة

وهذه العبارة توضح الإجراء الذي تم اتخاذه من قبل الموظف المسؤول أو صاحب الصلاحية تجاه الطلب وذلك في حالة الموافقة على عليه، وعند اختيار (موافقة) فإن الطلب يتم إرساله لمن بعده ، فإذا اختار رئيس القسم (موافقة) فإن الطلب يتم إرساله إلى رئيس الجهة .

إعادة لتعديل البيانات

وهذه العبارة توضح الإجراء الذي تم اتخاذه من قبل الموظف المسؤول أو صاحب الصلاحية تجاه الطلب وعادة يتم توضيح المطلوب اتخاذه في الملاحظات . وعند اختيار (إعادة لتعديل البيانات) فإن الطلب يرجع للذي أرسله ، فإذا اختار رئيس الجهة (إعادة لتعديل البيانات) فإن الطلب يرجع إلى رئيس القسم .

صندوق الوارد

هذه العبارة توجد في الشريط الأفقي من صفحة النظام وهي تشير إلى المعاملات الواردة أي التي تم استقبالها ، ويلاحظ أنه في حالة ورود معاملة يظهر رقم أمام كلمة (ابتعاث) التي في القائمة الرأسية في الجانب الأيمن من صفحة النظام، وهذا الرقم يشير على عدد المعاملات الواردة. ويلاحظ أن المعاملة التي يتم إرسالها أو تنفيذها تختفي من هذا الصندوق .

صندوق الصادر

هذه العبارة توجد في الشريط الأفقي من صفحة النظام وهي تشير إلى المعاملات الصادرة أي التي تم إرسالها ولا تزال تحت التنفيذ. ويلاحظ أن المعاملة التي تم إرسالها تبقى بهذا الصندوق حتى يتم تنفيذها من قبل صاحب الصلاحية إما بالاعتماد أو بالرفض، ولا يمكن عمل أي إجراء عليها إلا من قبل المسؤول التي هي بحيازته .

متابعة الطلبات

هذه العبارة توجد في الشريط الأفقي من صفحة النظام وهي تشير إلى المعاملات التي تم تنفيذها من قبل صاحب الصلاحية إما بالاعتماد أو بالرفض، ولا يمكن عمل أي إجراء عليها. والمعاملات التي في هذا الصندوق تبقى عند الموظف أما غيره من الجهات التي مرت عليها تلك المعاملة فإنها تختفي، إلا من كان له صلاحية متابعة المعاملة من مسؤولي وموظفي إدارة البعثات .